Paulo Borges
Consultor Gestão, Vendas & Marketing
Certamente já todos ouvimos dizer que há duas inevitabilidades na vida; a morte e os impostos.
Mas há uma terceira; a burocracia.
É uma espécie de ‘doença benigna’ , que nos afeta em criança, logo desde o jardim-de-infância e acompanha até à idade adulta, durante a qual, se manifesta com mais intensidade. Infelizmente é um mal do qual todos padecemos e que nos acompanha vida fora, com elevado custo de oportunidade, sobretudo ao nível da criatividade.
“ A burocracia é a morte de todas as atividades”. Esta citação atribuída a Albert Einstein, apesar do determinista, chega aos dias de hoje, sensivelmente um século depois, com uma elevadíssima dose de aplicabilidade. Não trocamos o certo pelo incerto e por isso gostamos de rotinas e previsibilidade e os processos burocráticos são um porto seguro de tarefas repetitivas que, apesar de nos preencherem o dia, não acrescentam valor. Quanto mais presentes estão os processos burocráticos na nossa atividade, menor é o tempo que deveríamos dedicar a colocar a inteligência e criatividade ao serviço da atividade/profissão.
Mas o que é a burocracia?
O economista alemão Max Weber (nascido 15 anos antes de Einstein) definiu burocracia como um sistema administrativo baseado no cumprimento de regras e procedimentos, onde cada colaborador tem uma função, responsabilidade e divisão de tarefas normalmente em grande quantidade e executadas de forma rotineira.
Posto desta forma, qualquer um de nós aceita que a lógica de sistema/distribuição de tarefas, é necessário à maximização da produtividade. O problema é quando o sistema cria rotinas e redundâncias inúteis, reduzindo a eficiência e a capacidade criativa que poderia ser canalizada para tarefas mais alinhadas com a satisfação dos clientes.
Uma definição mais atual para burocracia poderia ser a dum sistema constituído pelo conjunto de tarefas que não acrescentam valor, para o cliente.
Poder-se-á inferir desta proposta que, ditas tarefas, e quem as executa, tem menor importância na organização? Não necessariamente! Pegando na definição de Weber, é uma possibilidade de separar burocracia indispensável e redundante ou boa e má! É um apelo ao espirito crítico que estimula a identificação de atividades/rotinas dispensáveis. Esta abordagem pode permitir que toda a organização desenvolva uma cultura de valor, centrada nos entregáveis de negócio e, por essa via, colocar todos os colaboradores, independentemente das funções e do modelo de governo, orientados para atividades de valor acrescentado.
Tal como para os impostos, a burocracia, sendo inevitável, deve ser permanentemente escrutinada para que se encontrem formas mais eficientes da sua (inevitável) presença.
Mais tarde ou mais cedo, a tecnologia encarregar-se-á de resolver as tarefas repetitivas deixando apenas disponíveis para os colaboradores, as atividades heterogéneas e/ou complexas. O homogéneo será digitalizado/automatizado!
Nessa altura, terá mais sucesso quem for capaz de acrescentar mais valor!